Planejamento Financeiro empresarial!

Já criou seu planejamento financeiro empresarial? Preparamos este guia para você não se esquecer de nenhum detalhe!

Muitos empreendedores abrem as portas do seu negócio e sobrevivem por anos sem ter um planejamento financeiro empresarial adequado. No entanto, essa história não vai muito longe. Infelizmente, boa parte do empresariado brasileiro foca muito na execução e dá pouco valor ao planejamento estratégico, sobretudo na área das finanças.

Essa realidade, porém, pode falir a empresa e transformar o sonho do sucesso no pesadelo da ruína financeira. Afinal, se você não sabe aonde quer chegar, é impossível definir um caminho para trilhar.

Por isso, preparamos este artigo para apresentar as melhores práticas sobre o planejamento financeiro empresarial. Entenda a importância dessa etapa e como partir do zero até um plano bem-estruturado e operante!

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Quais são os principais objetivos do planejamento financeiro para uma empresa?

Quando se trata de educação financeira, o Brasil não se destaca nem um pouco. Muitos brasileiros têm dificuldades no que se refere às suas habilidades de planejamento financeiro. Por causa disso, acabam se colocando em situações de vulnerabilidade e endividamento.

Essa visão acaba refletindo no empreendedor, que leva seus poucos conhecimentos de planejamento da sua vida pessoal para a sua gestão empresarial. Na verdade, o que geralmente ocorre é a fusão entre esses dois mundos, de modo que o limite entre a pessoa física e a jurídica praticamente não existe. Daí então vem a confusão de gastos e responsabilidades.

Uma outra característica interessante é que no geral o pensamento financeiro no Brasil é orientado para o curto prazo. Mesmo oportunidades de crédito que poderiam ser estratégicas para garantir um crescimento sustentável do negócio não raramente são usadas para suprir demandas imediatas, que aumenta ainda mais o risco desse tipo de operação.

Em razão disso, o que vemos no mercado são empresas endividadas ou mesmo fechando as portas. Segundo o Sebrae, entre os quatro grandes fatores que levam os negócios a quebrar estão a falta de planejamento e problemas na gestão.

Mas o que é esse planejamento e quais os primeiros passos? É o que você vai ver agora!

O que é o planejamento financeiro de uma empresa?

O planejamento financeiro empresarial faz parte do plano de negócios. Trata-se de um documento que aponta as diretrizes da empresa para que suas atividades deem lucro. Para isso, são usadas ferramentas de controle que contribuem para a saúde do caixa e o seguimento das metas de curto, médio e longo prazos definidos.

O planejamento financeiro precisa se basear em uma metodologia, e existem ótimos modelos que podem dar o suporte necessário às definições das ações estratégicas, das revisões e dos ajustes. É possível até fazer combinações de metodologias. Entre as principais:

• 5W2H e o uso das sete perguntas — o que será feito, quando, onde, como, quem fará, por que e o custo;
• SWOT, para a análise de pontos fortes e fracos;
• ciclo PDCA, com quatro etapas definidas pelas suas iniciais (Plan, Do, Check, Action), que veremos mais adiante.

Dessa forma, o planejamento empresarial vai auxiliar a empresa na projeção de suas receitas e despesas e como será possível alcançar o caixa necessário. Essas ações guiam a tomada de decisões.

A importância do planejamento financeiro empresarial

O planejamento financeiro ajuda identificar os recursos disponíveis para que boas decisões ligadas a projetos e investimentos sejam tomadas. Por exemplo, digamos que o empresário decida comprar maquinários para o negócio. Se fizer isso sem antes consultar as suas contas a receber, suas despesas mensais e o quanto tem em caixa, esse investimento poderá trazer muita dor de cabeça.

Por meio de um planejamento financeiro, é possível identificar as entradas e saídas de dinheiro do caixa e elaborar demonstrativos financeiros, que podem gerar relatórios e indicadores importantes para avaliar a saúde da empresa. Suas funções incluem:

• analisar os resultados financeiros para definir ações que visem a melhoria dos processos;
• avaliar e monitorar a concessão de crédito a clientes;
• organizar os registros financeiros e os processos de conferências de documentos;
• controlar o fluxo de caixa;
• gerenciar a negociação, a captação e a aplicação de recursos e investimentos.

Quando o planejamento financeiro é negligenciado, diversos problemas podem surgir, tais como:

• erros na precificação de vendas, pois não se tem um conhecimento claro dos custos e das despesas do negócio e da produção;
• falta de controle das contas a receber e a pagar;
• desconhecimento dos valores existentes no estoque pela falta de um registro adequado;
• inabilidade em administrar o capital de giro;
• falta de controle do pró-labore dos sócios.

Muitas vezes, o planejamento financeiro empresarial é feito de modo informal, especialmente no início. Mas, na medida em que a empresa cresce, é necessário formalizar os processos e fazer um planejamento que acolha as ações de curto, médio e longo prazos. O objetivo é sempre manter o controle financeiro no positivo, de modo que as operações da empresa  gerem lucro. Para isso, o planejamento garante ao gestor uma noção do quanto o negócio custa para funcionar e como trazer um retorno satisfatório.

Lembre-se que é impossível pensar no futuro de qualquer empreendimento sem definir metas e projetar cenários. Esse é o caminho para estabelecer estratégias e ações que levem ao sucesso dos negócios. Então como fazer esse planejamento? É o que você vai ver agora!

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Como elaborar um bom planejamento financeiro?

Vamos compartilhar com você algumas dicas importantes que o ajudarão a dar o pontapé no seu planejamento financeiro empresarial.

Saiba aonde quer chegar

O primeiro passo é definir seus objetivos. Expandir o negócio? Liquidar dívidas? Alimentar o capital de giro? Realizar um investimento específico? A partir daí será possível estabelecer metas de como chegar lá.

Organize seus registros

Agora que você sabe aonde quer chegar, é necessário fazer um levantamento de todas as suas contas a pagar e a receber. Essa organização vai ajudá-lo a criar um histórico valioso para analisar como estão as finanças da empresa. Esse gerenciamento deve ser diário. Nem todas as empresas vão precisar de um software de gestão logo de início, mas saber organizar os documentos é uma ação primária.

Dessa forma, o gestor conseguirá acompanhar o fluxo de caixa, avaliando oportunidades  e dificuldades ao longo do caminho.

Pense a curto, médio e longo prazos

O planejamento da empresa deve se basear em 3 vertentes diferentes:

• estratégico: 1 ano;
• tático: 6 meses;
• operacional: 1 a 3 meses.

Essa visão é fundamental para definir metas com base em ações realísticas e que sejam condizentes com o objetivo final da empresa. Aí que entra a importância do histórico. Com base no fluxo de caixa, fica mais fácil fazer essa projeção — e claro, aliado às circunstâncias do mercado.

Nesta etapa, pergunte-se:

• quanto pretendo receber?
• quanto vou gastar?
• posso gastar mais dinheiro do que está entrando?

Lembre-se que o planejamento sempre trabalha com projeções. Leve em conta, portanto, gastos anuais, como alguns tipos de impostos, manutenção e investimento em equipamentos, contratação de profissionais de consultoria etc. O mesmo vale para variações sazonais relativas a épocas do ano em que possivelmente haverá mais vendas do que outras.

Construa seu orçamento anual

Agora o planejamento vai ganhar números concretos. É fundamental montar um orçamento anual que contemple todas as projeções de valores realistas. Esse plano servirá de base para determinar se a empresa está recebendo ou gastando conforme estimado. Por meio desse orçamento anual, você saberá com exatidão:

• quanto será preciso pagar com custos fixos e variáveis;
• quanto a empresa tem em caixa;
• quanto será necessário receber para alcançar suas metas e objetivos.

Além disso, o orçamento se torna uma ferramenta muito valiosa porque:

• bancos e instituições financeiras vão usá-lo para analisar seu desempenho no momento de pedir um empréstimo;
• colaboradores entenderão em que situação a empresa está, o que precisam fazer para bater as metas e o quanto será necessário se dedicar a fim de contribuir para o crescimento do negócio;
• evita iniciar investimentos que poderiam comprometer as operações.

É importante que esse orçamento seja atualizado a cada mês a fim de que gargalos e desperdícios sejam rapidamente solucionados, como redução de custos por reduzir contratações ou elevar as vendas por meio de um marketing mais agressivo.

Para montar o orçamento anual, tome os seguintes 5 simples passos:

1. Liste todas as fontes de renda

Aqui vamos elencar todas as entradas do negócio. Entre elas:

• vendas;
• recebimentos de assinaturas ou pagamentos por serviços realizados;
• empréstimos;
• rendimentos em investimentos.

2. Liste todos os custos fixos

As despesas fixas são aquelas que ocorrem de forma recorrente todo mês com valores predefinidos:

• aluguel de imóvel;
• contratação de softwares e outras ferramentas;
• internet;
• serviços de telefonia;
• seguros;
• hospedagem em site;
• serviços de contabilidade e assessoria jurídica;
• salários.

3. Liste todos os custos variáveis

As despesas variáveis são aquelas que se modificam todo mês conforme a intensidade operacional do negócio. Ou seja, se a empresa tem um desempenho maior, talvez algumas despesas sejam maiores. Por exemplo:

• insumos;
• gás;
• energia elétrica;
• impressão de documentos;
• transporte;
• viagens;
• pagamento de freelancers;
• comissões sobre vendas;
• água;
• publicidade e demais custos com marketing;
• participação em eventos diversos.

4. Prepare-se para despesas eventuais

As despesas eventuais são obrigações que podem surgir de forma inesperada, mas podem ser previstas com certa antecedência. Podemos incluir:

• reformas ou expansões na infraestrutura;
• substituição ou conserto de equipamentos quebrados;
• compra de materiais de escritório;
• lanches e refeições.

Ao tentar prever essas despesas, fica mais fácil manter um orçamento financeiro equilibrado.

5. Reúna todas as informações em uma só lugar

O próximo passo é usar alguma ferramenta de gerenciamento para organizar todos esses valores. Você pode usar uma planilha eletrônica como o Excel ou o Google Planilhas. Assim, todos os cálculos serão feitos automaticamente e fica fácil visualizar em uma única tela todas as entradas e saídas previstas para o ano.

Também é possível fazer isso por meio de softwares de gestão empresarial (ERPs) que podem facilitar ainda mais o trabalho, especialmente em empresas de maior porte.

Assim, encare esse orçamento anual como um mapa que vai detalhar por onde anda o dinheiro da empresa e como decidir de antemão os rumos do negócio. Não demore para fazer o seu. Mas o planejamento financeiro empresarial envolve mais ações!

Escolha uma metodologia de planejamento financeiro empresarial

Como vimos, ao definir suas ações estratégicas, é interessante recorrer a alguma metodologia para nortear seu planejamento. Falamos de 5W2H, SWOT e ciclo PDCA. Vamos nos concentrar nesta última pois é capaz de padronizar as tarefas por meio da repetição de quatro etapas simples. Dessa forma, os processos ficam mais confiáveis e seguros.

Ciclo PDCA é a sigla em inglês para:

• Plan (planejar);
• Do (fazer);
• Check (checar);
• Action (agir).

Embora o planejar esteja na primeira etapa do ciclo, todas as etapas fazem parte do planejamento como um todo. Vamos explicar a que se refere cada uma delas!

1. Planeje — defina metas e ações

O objetivo do seu planejamento financeiro empresarial é garantir que existam resultados positivos e que sempre haja dinheiro em caixa. Mas como conseguir isso? É preciso organizar seu gerenciamento financeiro e entender seus objetivos, que pode ser:

• pagar as contas em dia;
• quitar todas as dívidas e sair do vermelho;
• fechar o ano no azul;
• aumentar o faturamento em 15%;
• aumentar o número de clientes em 30%
• abrir um filial;
• lançar um novo produto no mercado;
• conquistar crédito para expandir o negócio.

Para os objetivos definidos, você vai precisar estabelecer metas para chegar lá, além de organizar prazos para isso.

2. Faça — coloque em prática

Essa é a etapa da execução das ações, e isso não é fácil. Afinal, você não vai fazer tudo sozinho. Por isso que nesta fase é importante contar com colaboradores treinados, qualificados e alinhados aos objetivos do negócio.É seu time que vai estar ligado dia a dia às operações que farão seu negócio crescer.

3. Cheque — avalie as ações

O ciclo PDCA não deixa o planejamento acabar antes que se avalie se tudo está ok. Assim, é possível fazer alguns ajustes antes para chegar ao objetivo definido. Basta comparar o que já foi feito com o que se desejava obter dentro do prazo estipulado.

4. Aja — realize os devidos ajustes

É hora de aperfeiçoar o que foi feito. Com base nas avaliações realizadas na etapa anterior, faça as devidas correções em seu planejamento. Por exemplo, se seu objetivo foi pagar as contas em dia, mas ainda está pagando altos valores de multas e juros por atraso, pense quais processos não funcionaram e precisam ser revistos. Talvez precise dar mais incentivos para vendas à vista e garantir mais dinheiro em caixa, ou aumentar seu crédito com  capital de giro.

Esse ciclo contínuo de planejamento e verificação permite que, a cada etapa, os processos sejam aprimorados e o número de erros fique cada vez menor. As metodologias são capazes de garantir um processo de planejamento mais bem definido e eficaz.

Monitore o planejamento e faça as devidas adaptações

O planejamento financeiro empresarial é um instrumento que exige um gerenciamento contínuo. Embora ele detalhe todas as ações que devem ser tomadas pelo negócio, não é possível segui-lo à risca. Certamente surgem muitos imprevistos ao longo do caminho.

Embora seja uma ferramenta preditiva, é impossível saber com extrema exatidão o que vai acontecer no futuro, pois engloba fatores que estão além do alcance do empreendedor, como a competitividade do mercado, cenário político e até questões climáticas podem afetar. Por esse motivo, é fundamental monitorar o plano de forma constante e fazer as devidas adaptações, dividindo o planejamento em ciclos ou etapas menores.

Não deixe o planejamento morrer

Toda a teoria do planejamento financeiro empresarial pode ser muito bonita e interessante. Muitos gestores a aplicam e constroem o documento, mas daí o deixam engavetado, fazendo que todo esse plano perca o seu valor estratégico. Assim, essas ações envolvem não somente o planejamento, mas também a execução e o acompanhamento dos trabalhos. Por isso, que essa estratégia envolve uma mudança de comportamentos, como você vai ver no próximo tópico.

Crie uma cultura de planejamento

Para criar uma cultura de planejamento, será necessário mudar a mentalidade de gestores e colaboradores. Isso quer dizer que as ações previstas não podem ficar concentradas apenas nos diretores e sócios. É fundamental que esse seja um comportamento que acolhe o maior número possível de pessoas.

Esse comportamento vai permitir que todos tenham uma visão mais realista das finanças da empresa. Além disso, será mais fácil alinhar as expectativas de colaboradores e gestores.

Como acelerar o sucesso de seu plano?

Algumas ações práticas podem ajudar — e muito — a fazer seu negócio correr com maior tranquilidade e garantir que seu planejamento financeiro empresarial funcione:

• fluxo de caixa: essa é uma ferramenta de controle diário para você manter sob controle o que entra e o que sai. Dessa forma, você conseguirá ter uma visão mais ampla do seu negócio;
• finanças pessoais e empresariais: aqueles que misturam as contas de pessoa jurídica e física têm muita dificuldade de alcançar um bom nível de lucratividade. O ideal é definir um pró-labore e separar as despesas da empresa;
• capital de giro: ter um um recurso financeiro em caixa para garantir as operações dos próximos meses é indispensável para garantir que o orçamento seja seguido, dando espaço para ajustes e recuperação em crises;
• empréstimos: esses podem ser fontes importantes para obter recursos e fazer o negócio alavancar. Mas é sempre bom ter cuidado com as condições de pagamento, como taxas de administração, prazos e juros.

Por isso, busque no mercado alternativas para investimentos e empréstimos mais interessantes, com condições mais favoráveis do que os bancos tradicionais são capazes de fornecer. Isso contribui para um crescimento sustentável do seu negócio.

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