Saiba como se adequar ao eSocial com estas 6 dicas práticas

Você sabe como se adequar ao eSocial? Essa é uma iniciativa conjunta entre o Governo Federal — por meio do Ministério do Trabalho —, a Caixa Econômica Federal, a Secretaria de Previdência, o INSS e a Receita Federal. O objetivo é realizar a simplificação das informações relativas à folha de pagamento, bem como substituir várias obrigações contábeis.

Essa adequação exigirá diversas informações, como dados da folha, tabelas com cargos e horários, avisos prévios, segurança no trabalho, entre outras. Por isso, é importante que as empresas estejam devidamente preparadas para lidar com a situação.

Continue a leitura deste artigo, confira 6 dicas práticas para se preparar e entenda, de uma vez por todas, como se adequar ao eSocial.

1. Atente-se à validação cadastral

Se avaliarmos todas as questões que envolvem a questão de como se adequar ao eSocial, a validação cadastral é considerada a mais básica e importante. Trata-se da importação de um arquivo do tipo TXT, por meio do portal eSocial, com as informações de todos os funcionários da organização.

Se você ainda não tem o nome completo, CPF, data de nascimento e número do PIS/PASEP de cada um dos seus colaboradores reunidos em um só documento, já pode começar a fazer isso agora mesmo.

Aproveite que essa tarefa será realizada para conferir se não existe nenhuma pendência ou conflito junto aos órgãos que fazem parte do eSocial. Dessa forma, você saberá ao certo se há qualquer tipo de divergência ou não, para que possa iniciar a utilização do eSocial sem medo.

2. Providencie os laudos médicos

O próximo passo é providenciar os laudos médicos que o sistema do eSocial solicitará nas próximas etapas da adequação. Esses laudos devem ser fornecidos de acordo com o layout do eSocial, mantendo a padronização requerida.

Sabemos que, por lei, é proibido divulgar detalhes dos laudos. Justamente por isso, serão pedidas apenas as codificações indicadas, que fazem referência às avaliações fornecidas pelas empresas de Medicina Ocupacional.

Essas avaliações são relacionadas ao PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e ao PCMSO (Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional). A quantidade de requerimentos vai variar de acordo com o tipo de negócio.

3. Detalhe as atividades

Para que todos os colaboradores da empresa sejam identificados facilmente, incluindo as funções que eles desempenham na organização, o eSocial exigirá que seja feita uma descrição, contendo até 100 caracteres, informando não só o cargo, mas todas as atividades que cada trabalhador tem dentro do negócio.

Para facilitar esse passo da adequação ao eSocial, procure avaliar se existe algum padrão entre as funções dentro da sua empresa. Dessa forma, você poderá utilizar o mesmo texto para cada grupo de funcionários que estão exercendo as mesmas atividades.

4. Relate processos administrativos e judiciais

Relatar todos os processos administrativos e judiciais que a empresa está enfrentando será outro passo dos procedimentos que fazem parte do eSocial. Essas informações deverão ser inseridas no sistema por meio dos códigos de identificação desses processos.

Para não correr o risco de cometer erros, nossa dica é que você consulte o departamento jurídico ou a consultoria jurídica responsável pelo negócio. Dessa forma, esse procedimento será feito da forma correta.

5. Informe-se sobre as multas

É claro que existem multas envolvidas no processo de envio de informações ao eSocial, podendo gerar prejuízo para empresa. Conheça, abaixo, as principais delas e seus respectivos valores.

• Folha de pagamento: a partir de R$ 1.812,87.
• Férias: R$ 170 por colaborador, caso não sejam informadas as férias com antecedência.
• FGTS: de R$ 10,64 a R$ 106,41 por funcionário, dobrando o valor em caso de reincidência, para depósitos não realizados, parcelas não pagas ou pagas com atraso.
• Registro de funcionários: de R$ 3 mil a R$ 6 mil para admissões de funcionários não informadas com, no mínimo, um dia de antecedência do início do trabalho, além de R$ 800 por colaborador não registrado, válido para ME e EPP.
• Alterações cadastrais dos trabalhadores: R$ 600 por colaborador.
• Exames Médicos: de R$ 402,53 a até R$ 4.025,33 pela falta do ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), exames de volta ao trabalho depois de possíveis afastamentos, alterações de atividades, exames periódicos anuais e demissional.

6. Conheça os prazos de envio das informações

Os prazos para envio das informações referentes ao eSocial foram divididos por grupos de empresas. Veja, abaixo, em qual deles a sua organização está enquadrada.

• 1º grupo: faturamento superior a R$ 78 milhões no ano de 2016.
• 2º grupo: todas as outras empresas, exceto as que se encaixam nos grupos 3 e 4.
• 3º grupo: organizações da administração pública.
• 4º grupo: segurado especial e pequeno produtor rural pessoa física.

O grupo 2 é dividido da seguinte forma:

• I — empregadores e contribuintes não abrangidos pelo tratamento diferenciado;
• II — ME (microempresas), EPP (empresas de pequeno porte), MEI (microempreendedor individual) que possuem funcionários.

É importante você saber em qual grupo sua empresa se encaixa para conhecer os prazos corretos da entrega dos dados requeridos.

O 1º grupo, por exemplo, terá a adequação finalizada em janeiro de 2019, com a transmissão dos dados relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST). Ela teve início em janeiro deste ano, com o envio das informações sobre o empregador, junto às tabelas iniciais.

Já as empresas que fazem parte da categoria II do 2º grupo, que incluem as de micro e pequeno porte, além dos MEIs, iniciarão seu ingresso ao eSocial a partir de novembro deste ano.

Segundo o governo, a implementação do sistema do eSocial para todos os empregadores será realizada sempre de maneira escalonada, para que as empresas consigam realizar a inclusão das informações de maneira gradativa.

Como vimos, caso a sua empresa não cumpra o envio de informações de forma adequada ao sistema do eSocial, sofrerá penalizações por meio da aplicação de multas, o que impactará diretamente no seu fluxo de caixa e, consequentemente, a saúde financeira do negócio.

Conseguiu entender como se adequar ao eSocial? Agora, para melhorar ainda mais a sua rotina de trabalho, leia este artigo super útil: Como emitir declaração de faturamento pelo Simples Nacional.