Como reduzir os custos da empresa sem reduzir a qualidade

O dilema não é novo: como reduzir os custos sem reduzir a qualidade?

Quando falamos em reduzir custos as reações são distintas dentro das empresas: os donos geralmente se animam, os gestores sabem que terão um grande trabalho pela frente e os colaboradores têm calafrios: o primeiro pensamento é demissão ou corte de benefícios. Infelizmente, a maioria das empresas considera que reduzir custos está diretamente ligado a corte de gastos. Você também pensa assim? Mas qual estratégia utilizar para garantir que as “torneiras” corretas serão fechadas? Que não haverá prejuízo na qualidade dos serviços ofertados?

“Custos são como unhas. Você tem de cortá-los constantemente.”

Carlos Alberto Sicupira

É necessário ter um olhar cuidadoso sobre uma série de fatores que podem cortar junto com os custos, os resultados e a qualidade do negócio, em um efeito devastador.

Quando os processos da empresa são estudados adequadamente, é possível enxergar falhas, desperdícios e promover a inovação dos processos de modo a torná-los mais eficientes. Ou seja, fazer mais, gastando menos.

Não é à toa que, em momentos de crise, grandes inovações costumam surgir. A necessidade de poupar abre oportunidades para novas ideias e exige soluções mais baratas e mais produtivas.

Quer saber mais sobre como minimizar os gastos sem prejudicar a qualidade? Então continue a leitura!

É possível promover uma redução de custos sem perder a qualidade

Reduzir custos quando o assunto é qualidade é bem diferente de substituir a matéria-prima por outras mais baratas e de qualidade inferior. Nesse caso, pense em uma maneira de reduzir o desperdício.

Quando melhora-se um processo, ele terá menos erros e com isso evita-se a perda de material, além do retrabalho. Para atingir esse objetivo, deve-se ter uma equipe muito bem treinada, bons equipamentos de trabalho e sempre cuidar da manutenção preventiva.

Quando se diminui o retrabalho, aproveita-se melhor o tempo da mão de obra e com a redução de erros, poupa-se matéria-prima.

Esses são apenas alguns dos cuidados a serem observados em gestão da qualidade para que se consiga realizar a redução de custos, e ao mesmo tempo melhorar o lucro, aproveitando todos os benefícios que a gestão traz. E para que os ganhos não sejam perdidos, é preciso monitorar e aperfeiçoar continuamente todos os processos.

Planejamento de ações

Não dá para sair pela empresa cortando custos sem que haja um mapeamento consistente das operações e dos processos pertinentes. É preciso traçar um plano para que os objetivos se tornem suficientemente claros para serem alcançados.

Contudo, sejam quais forem as iniciativas, é importante garantir a eficiência e não somente a economia de capital. Afinal, economizar dinheiro, mas entregar um produto de má qualidade não resolve os problemas da empresa. Muito pelo contrário! É um erro que pode custar a sobrevivência do negócio no mercado.

Boas alternativas são as ações preventivas e a melhoria dos processos internos com base na eliminação das falhas por meio de ações corretivas. Um planejamento adequado nessas duas vertentes poupa gastos e proporciona uma maior produtividade.

Ações preventivas

Como diz o velho ditado: “É melhor prevenir, do que remediar”. Sabe-se que o custo da correção costuma ser sempre maior que o custo de antecipar o erro. Logo, isso torna as ações preventivas um meio de economizar.

Em um momento de colapso econômico, a gestão pode tender a eliminar os trabalhos de prevenção. No entanto, essa é uma “pegadinha”, afinal, quanto menor for o cuidado nesse quesito, maiores são as chances da empresa ter que arcar com gastos maiores depois.

A gestão deve, por exemplo, concentrar esforços no treinamento do seu pessoal, assegurando que todos conheçam bem os processos e os procedimentos. Isso é uma iniciativa barata, mas que causa grande impacto, minimizando a ocorrência de falhas.

Sendo assim, mesmo que a empresa opte por dispensar pessoal para reduzir gastos com a folha de pagamento, uma equipe reduzida, mas bem treinada, pode dar conta do recado sem comprometer a qualidade.

Ações corretivas

Em um cenário ideal, as ações corretivas não deveriam acontecer, pois explicitam que houve falha nos processos e nos trabalhos preventivos. Entretanto, é muito comum que aconteça! Neste contexto, não se deve procurar pelos culpados, mas sim buscar a causa que gerou o dano. Isso evita que surjam novas ocorrências.

A necessidade de realizar uma ação corretiva deve sempre ser encarada como uma oportunidade. Ao identificar e extinguir os fatores que contribuíram ou ocasionaram o problema, é dado um grande passo em direção à melhoria dos processos internos da empresa. Quer dizer, investir na descoberta da causa dos defeitos só tem a contribuir para que erros não se repitam. Dessa forma, a empresa evita o retrabalho.

Conforme observado, reduzir os custos sem reduzir a qualidade é plenamente possível, desde que haja planejamento e iniciativas equilibradas.

Quais ferramentas e estratégias podem me auxiliar na redução de custos?

Reavaliar a cadeia de funcionamento da empresa desde o início garante uma visão digamos, da raiz para os galhos. A visão proposta pelo Orçamento Base Zero, também chamado de OBZ aplica-se a qualquer modelo e tamanho de negócio e sua utilidade inclui o conhecimento profundo dos gastos da empresa, a priorização e proteção das áreas fundamentais e estratégicas e uma oxigenação na visão gerencial de toda a cadeia de negócios.

Aplicar o OBZ é minucioso e demanda tempo e análises criteriosas. É necessário ter como base o histórico de todos os custos da empresa. Isso permitirá uma análise clara de seu surgimento e dos motivos que os fizeram existir, tornando a avaliação de sua necessidade clara e efetiva. A estratégia da empresa também precisa estar bem definida: A missão, a visão e os valores, não são apenas um conceito abstrato, mas devem orientar o funcionamento do negócio. Eles determinam para onde a seta aponta e qual o caminho para alcançar o alvo. Mais que isso, também determinam qual é o alvo.

A empresa precisa estar corretamente dividida em unidades orçamentárias: Divisão de centros de custos, quem responde pela produção, pelas vendas e pela administração. Tendo em mente esses pontos, é mais fácil ao gestor, ou ao grupo de gestores, perceber o que é fundamental para o processo de funcionamento da corporação. Esse é o fundamento primordial do Orçamento Base Zero.

Como a tecnologia pode ser uma aliada?

Conforme dados das maiores empresas de auditoria do mundo, Deloitte e Ernst & Young, a tecnologia é a principal responsável por facilitar a união eficiente entre processos, uma vez que é capaz de integrar a atividade operacional, informações financeiras e exigências legais.

Ressaltamos que a ferramenta ideal deve atuar em uma única plataforma, assegurando resultados práticos e consistentes, em que o gestor tenha acesso a dados reais para detectar, prevenir e impulsionar tudo que está certo ou errado na empresa.

O ideal é buscar uma ferramenta para otimizar a gestão do negócio e identificar seus principais problemas, de forma que os administradores possam trabalhar com base nessas informações para adotar decisões mais precisas em relação ao planejamento futuro da empresa.

E na sua empresa como esse assunto é tratado? Ela tem implementado medidas para redução de custos? Se você ainda tem dúvidas, fale conosco! Compartilhe com a gente suas experiências.