Como fazer o controle do fluxo de caixa

O  fluxo de caixa é a ferramenta  de controle mais importante de uma empresa, e nele que são detalhadas todas as movimentações financeiras da companhia. Quando a gestão desse fluxo é negligente, é comum que as finanças apresentem resultados insatisfatórios e efeitos negativos. 

É por meio do fluxo financeiro que é possível saber quais recursos monetários a companhia tem à sua disposição, quais são as contas para pagar e para receber, e os prazos. Esse controle oferece todas as informações financeiras necessárias para o gestor manter as contas em dia e o negócio saudável.

Mas afinal, como gerenciar o caixa de forma eficiente e prática? Neste texto, nós separamos algumas dicas para você de como fazer um fluxo de caixa. 

Determine um período de análise para o seu fluxo de caixa

Não existe uma diretriz de qual é o melhor período para analisar o fluxo de caixa, isso varia de empresa para empresa. A análise pode ser diária, semanal, mensal, etc. 

O intervalo de tempo pode ser definido por objetivos. Prazos de recebimento muito longos podem comprometer o capital de giro, isso porque a empresa pode ficar sem receber para pagar fornecedores e gastos internos. O fluxo serve para dar percepção a essas movimentações e fazer com que o gestor se antecipe. 

Registre todas as informações e mantenha-as atualizadas

O fluxo de caixa é o reflexo das finanças da empresa, para que ele funcione da melhor forma possível, é necessário anotar todo e qualquer acontecimento financeiro da empresa. Muitos gestores erram ao acreditar que apenas altos valores entram no fluxo de caixa empresarial. Não importa o preço e o motivo da movimentação, tudo deve ser anotado. 

Use softwares de gestão

A tecnologia pode e deve ser uma aliada nos processos empresariais. As ferramentas de software de gestão facilitam o manejo de dados e transforma-os em informações estratégicas para o empreendimento.

Um sistema automatizado dá segurança e controle para a realização dos processos, fazendo com que a ação dos gestores seja prática e integrada com os outros departamentos. Com um sistema e dados armazenados na nuvem, há uma maior segurança e menos chance de perdas.

Identifique e categorize as entradas e as despesas

Tudo que a companhia tem para pagar e receber deve ser identificado.

As datas de vencimentos das compras feitas devem ter atenção especial para evitar atrasos e multas, já que os juros podem comprometer o orçamento da empresa.

Cada gestor pode definir a melhor forma de categorizar as despesas, o importante é que as entradas e saídas da empresa sejam facilmente diferenciadas. A separação visual das contas, seja por cores ou outro método, pode ser uma boa opção. 

No registro das entradas, descreva as formas de recebimento, como dinheiro, cartão de crédito ou débito, etc. Nas despesas, anote os pagamentos, como contas de luz, água e telefone, fornecedores, salários e despesas afins.

Devem estar incluídas anotações sobre prazos e outras informações que possam identificar cada movimentação para saber quanto, quando, como e de onde veio cada conta.

Cuidado com o estoque

Toda a mercadoria do estoque deve ser categorizada e auditada.

Para otimizar esse controle crie um inventário, documento que identifica, classifica e determina o valor de cada produto do estoque, e liste todos os produtos que estão estocados e a quantidade de cada um deles.

O estoque é um recurso da empresa que pode ser usado a qualquer momento para aumentar o lucro e viabilizar pagamentos ou investimento em estrutura. Controlá-lo ajuda a estimar quanto precisa ser investido e diminui o risco de produtos mais procurados estarem em falta. 

Planeje o futuro

O movimento de caixa permite que o empreendedor faça projeções para o futuro próximo e possa até se prevenir em momentos nos quais a economia está estagnada. Ele também permite ao empreendedor se preparar para realizar investimentos sem que isso comprometa o capital da companhia. 

Através de planilhas de fluxo de caixa é possível comparar a atividade empresarial mensalmente, semestralmente ou anualmente. Esses  dados dão orientações e auxiliam o gestor a mensurar o crescimento da empresa e decidir qual é o melhor momento para investir em uma expansão ou aumento de estoque. 

Atenção ao Ciclo Operacional

Outro ponto importante para levar em consideração na hora de analisar a saúde financeira do seu negócio é o ciclo operacional, que se refere ao tempo médio entre a aquisição de um produto até a venda ao cliente. Basicamente, esse é o tempo em que não acontecem entradas e a empresa custeia a produção.

A avaliação do ciclo operacional e financeiro é feita através dos ciclos que andam junto com o dinheiro ao longo do processo produtivo da empresa. Assim, munidos dessas ferramentas, você vai conhecer melhor a eficiência dos processos e investimentos do negócio, compreender a sua liquidez, rentabilidade e mais.

Como calcular o Ciclo Operacional

Para calcular o ciclo operacional, o ponto de partida é o ciclo econômico.

O  ciclo econômico nada mais é que: o prazo médio de estocagem dos produtos.

Tendo isso em vista, é possível calcular o ciclo operacional com a seguinte fórmula: ciclo operacional = ciclo econômico + prazo médio de recebimento das vendas.

O prazo médio de recebimento das vendas (PMR), representa o tempo médio entre as vendas e o recebimento de seus valores no caixa da empresa.

Vamos exemplificar pensando em uma loja de roupas.
Supondo que o PME – tempo médio que os produtos ficam no estoque da loja – seja de 20 dias, enquanto o PMR – tempo entre a venda e o recebimento do dinheiro – seja de 7 dias.

A partir desses números, para essa loja, o ciclo operacional será de 27 dias (20+7). Isso significa que a empresa não recebe nenhuma entrada de dinheiro em caixa durante 27 dias.

Como calcular o ciclo financeiro

Já o ciclo financeiro, segue uma fórmula que depende especialmente do ciclo operacional. Sendo: ciclo financeiro = ciclo operacional – prazo médio de pagamentos aos fornecedores.

Para calcular esse ciclo, é preciso saber o prazo médio de pagamento (PMP), que é o tempo médio que a empresa leva para pagar aos fornecedores.

Ainda com o exemplo da loja de roupas, sabendo que o ciclo operacional da loja é de 27 dias e  que o prazo médio de pagamento aos fornecedores é de 5 dias.

Nesse caso, o ciclo financeiro da loja é de 22 dias. Isso significa que a cada 22 dias, a loja precisará ter dinheiro em caixa para pagar os seus fornecedores.

Análise vertical e horizontal

As análises vertical e horizontal podem ser utilizadas tanto por empresários como por investidores de títulos de renda fixa ou variável. Elas auxiliam na tomada de decisões porque possibilitam a melhor compreensão da evolução de um negócio, permitindo ações mais certeiras.

A análise vertical busca entender qual o percentual de cada setor da empresa em seus resultados. Enquanto que a análise horizontal foca na evolução dos resultados da empresa ao longo do tempo.

Cuide do capital de giro

É preciso garantir as condições necessárias para que a empresa siga operando de maneira regular, e para isso, investir na coleta de dados, que são essenciais para o controle do fluxo, o que possibilita saber se há a necessidade de recorrer a outras formas de financiamento das atividades — como, por exemplo, o empréstimo para capital de giro.

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Falamos sobre a importância de um fluxo de caixa organizado, e como é essencial para o crescimento da empresa, assim como otimizar os processos internos e investir em tecnologia para colocar sua organização em outro nível de competitividade no mercado.

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